Denne registerbeskrivelsen og personvernerklæringen til Skand Oy, som er i samsvar med § 10 og 24 i den finske loven om personvern (dataskyddslag) og EUs generelle personvernforordning (GDPR), er skrevet den 24.05.2018. Siste endring 24.05.2018.

I denne personvernerklæringen er det beskrevet hvordan Skand Oy (organisasjonsnr. FI24921058) behandler personopplysninger, hvilke personopplysninger de samler inn, hvilke formål opplysningene brukes til og hvem opplysningene kan gis videre til.

Skand Oy forplikter seg til å sørge for å overholde personvernet til alle personer, kunder og brukere i samsvar med EUs generelle personvernforordning (2016/679) (personvernforordningen), personvernlovgivningen og andre gjeldende lovreguleringer, samt å overholde gode datastyrings og -behandlingsrutiner i håndteringen av personopplysninger. Denne personvernerklæringen gjelder alle tjenester, program, systemer og kanaler som selskapet tilbyr.

1. Registeransvarlig
   Skand Oy, Korkeakoulunkatu 7, 33720 Tammerfors, Finland
   Organisasjonsnummer: FI24921058

2. Ansvarlig kontaktperson for registeret
   Miika Utoslahti, support@skand.fi, +358 248 090 60

3. Registerets navn
   Bedriftens kunde- og markedsføringsregister

4. Juridisk grunnlag og formålet med behandlingen av personopplysningene
   Det juridiske grunnlaget for håndtering av personopplysninger i henhold til EUs generelle personvernforordning er behandlingsansvarliges legitime interesse (kundeforhold og arbeidsforhold).
   
   Formålet med behandlingen av personopplysningene er:
   – bestilling av produkter og tjenester fra Skand Oy
   – behandling av interessegruppeforhold
   – levering av produkter og tjenester
   – interessegruppeundersøkelser, meningsmålinger og markedsføringsundersøkelser
   – Personlig kundeservice som gjelder produkter og tjenester samt målrettet kundekommunikasjon og oppfølging av bruken av tjenestene
   – markedsføringskommunikasjon og målretting av denne mot interessegrupper
   – statistikk og behandling av opplysningene
   – oppfyllelse av rettigheter og forpliktelser i henhold til lovgivningen
   – risikostyring og forhindring av misbruk
   – beskyttelse av Skand Oy og interessegruppenes eiendom

5. Registerets innhold
   Opplysningene som lagres i registeret er: personens navn, eventuell bedrift/organisasjon, kontaktopplysninger (telefonnummer, e-postadresse, adresse), nettverkstilkoblingens eventuelle IP-adresse, brukernavn/profiler i tjenester på sosiale medier, opplysninger om bestilte tjenester og produkter og endringer i disse, faktureringsopplysninger, andre opplysninger knyttet til kundeforhold og bestilte tjenester. Skand Oy oppbevarer personopplysningene så lenge det er nødvendig for å kunne gjennomføre de formålene som er definert i personvernerklæringen, med mindre loven krever at man skal oppbevare dem lengre (for eksempel ansvar og forpliktelser knyttet til særlovgivning, regnskapsplikt eller rapporteringsplikt), eller selskapet trenger opplysningene for å utarbeide og fremlegge eller forsvare seg mot et juridisk krav.
   
   Oppbevaringstiden og -kriteriene for opplysningene varierer etter personopplysningsgruppering, ettersom hva formålet er for en bestemt personopplysningsgruppe. I henhold til forutsetningene i lovgivningen kan Skand Oy bruke de registrertes personopplysninger til kontakt etter at et kundeforhold er avsluttet, eller dersom den registrerte for eksempel har gitt kontaktopplysningene sine i forbindelse med en konkurranse eller et lotteri eller ved innsending av tilbakemeldinger eller bestilling av elektronisk nyhetsbrev. Personopplysningene blir behandlet så lenge et kunde- eller avtaleforhold er gyldig samt så lenge det er nødvendig etter at et kunde- eller avtaleforhold er avsluttet.
   
   Opplysninger som gjelder kundeidentifikasjon oppbevares så lenge lovgivningen krever det. Når man ikke trenger personopplysningene på den måten det er definert foran lengre, blir opplysningene slettet innen en rimelig tid eller endret til en form hvor personen verken direkte eller indirekte kan gjenkjennes av dem.

6. Informasjonskilder i samsvar med reglene
   Opplysningene som lagres i registeret fås fra kunden bl.a. gjennom meldinger sendt via webskjemaer, per e-post, per telefon, gjennom besøksdata fra nettsiden og tjenester på sosiale medier, avtaler, kundebesøk og i andre situasjoner hvor kunden oppgir opplysningene sine.

7. Behandlere og mottakere av personopplysningene
   Skand Oy behandler personopplysningene i samsvar med personvernlovgivningen. Selskapet kan også bruke eksterne tjenesteytere til håndteringen av opplysningene. Selskapet velger ut tjenesteyterne nøye og sørger for at personopplysningene behandles på en riktig og lovlig måte ved hjelp av avtaleforpliktelser. I nød- eller andre akutte situasjoner kan selskapet også måtte gi fra seg personopplysningene til de registrerte for å verne om menneskers liv, helse eller eiendom. I tillegg kan selskapet måtte gi fra seg de registrertes personopplysninger dersom dette er en del av prosedyrene i en rettssak eller et annet tvisteløsningsorgan. Dersom Skand Oy er delaktig i en fusjon, salg og kjøp av virksomheter eller andre bedriftsorganiseringer, kan de måtte gi de registrertes personopplysninger videre til en tredjepart. Overgivelsen av opplysningene til en tredjepart gjøres i hovedsak ved hjelp av elektroniske dataoverføringsforbindelser. Opplysningene kan også overleveres på andre måter, som per telefon eller brev.

8. Overføring av opplysninger i samsvar med reglene og overføring av opplysninger utenfor EU eller EØS
   I henhold til reglene gir vi ikke opplysningene videre til andre. I samsvar med reglene overfører vi heller ikke opplysningene utenfor EU/EØS. Dersom opplysningene blir gitt videre utenfor EU eller EØS, sørger Skand Oy for at personopplysningene er sikret på et tilstrekkelig høyt nivå ved blant annet å avtale ting knyttet til behandlingen av personopplysningene på den måten lovgivningen krever det, som for eksempel ved å bruke modellkontraktsklausuler som er godkjent av EU-kommisjonen. Ved kredittformål kan personopplysningene gis videre til Avarda Oy med organisasjonsnummeret FI26191116, som eies av Intrum Justitia. Dette gjøres når kunden gir en bestilling med søknad om kreditt for å betale produktet senere med faktura eller på avbetaling. Avarda Oy fungerer som tilbyder av faktura- og avbetalingstjenesten.

9. Prinsippene for beskyttelse av registeret
   Opplysningene i registeret oppbevares ikke i papirform i det hele tatt. Vi overholder nøyaktighet i behandlingen av registeret og beskytter opplysningene som behandles ved hjelp av datasystemene slik dette skal gjøres. Når vi oppbevarer registeropplysninger på internettservere, sørger vi for at utstyrets fysiske og digitale sikkerhet ivaretas på riktig måte av Google Finland Oy, organisasjonsnummer FI09073468. Registeransvarlige sørger for at lagrede opplysninger, brukerrettigheter til serverne og andre opplysninger som er kritiske med tanke på personopplysningenes sikkerhet, behandles konfidensielt og bare av de medarbeiderne som har dette som sin arbeidsoppgave.

10. Kontrollrett og andre rettigheter knyttet til personopplysninger
    Skand Oys registerforklaring og personvernerklæring De registrerte har de rettighetene som personvernlovgivningen sikrer dem. Rett til innsyn i opplysningene og til å kontrollere opplysningene De registrerte har rett til å få en bekreftelse av om personopplysningene deres blir behandlet.  Ved anmodning om kontroll kreves det en rimelig avgift dersom det har gått mindre enn ett år fra forrige kontroll. De registrerte har rett til å kontrollere og se opplysningene som gjelder dem, og ved forespørsel har de også rett til å få opplysningene i en skriftlig eller elektronisk form.
    
    Rett til å redigere eller slette opplysningene
    De registrerte har rett til å kreve at man korrigerer gale eller unøyaktige opplysninger. I henhold til den gjeldende personvernlovgivningen har de registrerte dessuten rett til å kreve at opplysningene deres blir slettet. Skand Oy fjerner, korrigerer og utfyller også selv personopplysninger som de oppdager er gale, unødvendige, mangelfulle eller foreldede med tanke på formålet med behandlingen.
    
    De registrerte har rett til å be om at vi begrenser behandlingen av personopplysningene deres i samsvar med de forutsetningene som er definert i personvernlovgivningen. I tillegg begrenser Skand Oy tilgangen til opplysninger i situasjoner hvor man ikke kan korrigere eller slette personopplysninger som man har mistanke om er feil, eller det er uklarheter angående en anmodning om å slette dem. De registrerte har rett til å sette seg imot bruk av opplysningene til et bestemt formål. De registerte har rett til å forby at man gir opplysningene deres videre samt at man bruker dem til direkte markedsføring. Personene i registeret har rett til å be om at personopplysningene som gjelder dem blir slettet fra registeret (retten til å bli glemt). Dessuten har de registrerte alle de andre rettighetene i henhold til EUs generelle personvernforordning, som for eksempel retten til å begrense behandlingen av personopplysningene i en bestemt situasjon. Dersom man vil kontrollere opplysningene som er lagret, kreve korrigering av dem eller be om at de skal bli slettet, må anmodningen sendes skriftlig til registeransvarliges postadresse. Anmodningen må inneholde:
    – For- og etternavn
    – Fødselsdato eller organisasjonsnummer
    – E-postadresse
    –Telefonnummer
    – Hjemmeadresse
    – Postnummer og poststed
    – Sted og dato
    – Signatur og navn i blokkbokstaver
    – Om det gjelder kontroll, korrigering, sletting eller overføring av opplysninger og/eller at man vil forby eller begrense bruken av dem
    – Opplysninger om hvilket register anmodningen gjelder (for eksempel et nyhetsbrev eller et kundetilbakemeldingssystem)
    
    Personen som sender anmodningen må legge ved et bilde hvor man ser ansiktet, og hvor personen holder en legitimasjon i hånden, slik at man kan bekrefte identiteten. Man kan bare gi anmodninger om sine egne personopplysninger. Mangelfulle anmodninger blir ikke behandlet. Registeransvarlig svarer kunden innen den tiden som er fastsatt i EUs personvernforordning (vanligvis innen en måned). Dersom man ikke kan gjennomføre den registrertes anmodning, informerer vi den registrerte skriftlig om dette. Skand Oy kan avvise en anmodning (som for eksempel om sletting av opplysninger) på grunnlag av en juristisk forpliktelse eller selskapets juridiske rettighet, som for eksempel forpliktelser knyttet til tjenester, tvister eller krav.

11. Klage til myndighetene
    De registrerte har rett til klage til datatilsynsmyndighetene dersom de mener at personopplysningene deres er behandlet på en måte som strider mot den gjeldende lovgivningen. Datatilsynsmyndighetenes kontaktopplysninger:
    
    Dataombudsmannens byrå
    Besøksadresse: Ratapihantie 9, 6. etg, 00520 Helsingfors
    Postadresse: PL 800, 00521 Helsingfors
    E-post: tietosuoja@om.fi
    Sentralbord: +358 29 56 66700
    Faks: +358 29 56 66735

Endringer i personvernerklæringen
Skand Oy utvikler tjenestene sine kontinuerlig, og av denne grunnen kan de ved behov endre og oppdatere denne personvernerklæringen. Endringene kan også være basert på endringer i lovgivningen om personvern. Vi anbefaler å gjøre seg kjent med innholdet i personvernerklæringen regelmessig.