Tietosuojaseloste
Tämä North European Trust AB (myöhemmin Skand) henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste on laadittu 24.5.2018. Viimeisin muutos 24.5.2018.
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten North European Trust AB (myöhemmin Skand) käsittelee henkilötietoja, mitä henkilötietoja se kerää, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa.
North European Trust AB (Skand) on sitoutunut suojaamaan kaikkien henkilöiden, kuten asiakkaiden ja käyttäjien yksityisyyttä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) ja tietosuojalainsäädännön sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti sekä käsittelemään henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin yhtiön tarjoamiin palveluihin, sovelluksiin, järjestelmiin ja kanaviin.
- Rekisterinpitäjä
North European Trust AB, Ji-te gatan 2, 26538 Åstorp
Yritysnumero: 556681-3167 - Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Mikael Andersson, hej@skand.fi, 08-52503949 - Rekisterin nimi
Yrityksen asiakas- ja markkinointirekisteri - Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde ja työsuhde).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
– Skand tuotteiden ja palveluiden tilaaminen
– sidosryhmäsuhteiden hoito
– tuotteiden ja palveluiden toimittaminen
– sidosryhmätyytyväisyys-, mielipide- ja markkinatutkimukset
– tuotteita ja palveluita koskevaan personoitu asiakaspalvelu ja kohdennettu asiakasviestintä ja palveluiden käytön seuranta
– markkinointiviestintä ja sen kohdentaminen sidosryhmille
– tietojen tilastointi ja käsittely
– lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen
– riskienhallinta ja väärinkäytösten estäminen
– Skand omaisuuden sekä sidosryhmien turvallisuuden suojaaminen - Rekisterin sisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, mahdollinen yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), mahdollinen verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja tuotteista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot. Skand säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi.
Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus. Skand voi lainsäädännön edellytysten mukaisesti käyttää rekisteröidyn henkilötietoja yhteydenpitoon asiakassuhteen päätyttyä, tai jos rekisteröity on antanut yhteystietonsa esimerkiksi kilpailun tai arvonnan yhteydessä, antaessaan palautetta tai tilannut sähköisen uutiskirjeen. Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan sekä tarpeellisen ajan asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.
Asiakkaan tunnistamista koskevat tiedot säilytetään lainsäädännön edellyttämän ajan. Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa tai muutetaan sellaiseen muotoon, jossa henkilö ei ole niistä suoraan eikä epäsuorasti tunnistettavissa. - Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, www-sivun vierailutietojen sekä sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. - Henkilötietojen käsittelijät ja vastaanottajat
Skand käsittelee henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Yhtiö voi myös käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia tietojen käsittelyä varten. Yhtiö valitsee palveluntarjoajat huolellisesti ja varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja laillisesti. Yhtiö voi myös joutua hätä- tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi yhtiö voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli se on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä. Mikäli Skand on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille. Tietojen luovutus kolmansilla osapuolille tapahtuu pääsääntöisesti sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla. Tietoja voidaan luovuttaa myös muulla tavoin, kuten puhelimitse tai kirjeitse. - Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai talousalueen ulkopuolelle, Skand huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen. Henkilötietoja voidaan luovuttaa luotonantotarkoituksessa Intrum Justitian omistamalle Avarda Oy:lle, y-tunnus 2619111-6, tämä silloin kun asiakas tekee tilauksen jossa hän hakee luottoa laitteen maksamiseksi jälkikäteen laskulla tai osissa. Avarda Oy toimii lasku- ja osamaksupalvelun tarjoajana. - Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tietoja ei säilytetä lainkaan paperisena. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti Google Finland Oy:n toimesta, y-tunnus 0907346- 8. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. - Tarkastusoikeus ja muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Skand rekisteri- ja tietosuojaseloste Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet. Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja. Tarkastuspyynnöstä peritään kohtuullinen korvaus, mikäli edellisestä tarkastuksesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.
Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista. Skand poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, Skand rajoittaa tietoihin pääsyä. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten. Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua tai pyytää niiden poistamista, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjän postiosoitteeseen. Pyynnössä tulee kertoa:
– Etu- ja sukunimi
– Syntymäaika tai Y-tunnus
– Sähköpostiosoite
– Puhelinnumero
– Kotiosoite
– Postinumero ja asuin- tai toimipaikka
– Päivämäärä ja paikka
– Allekirjoitus ja nimenselvennys
– Onko kyse tietojen tarkastamisesta, korjaamisesta, poistamisesta, siirtämisestä ja/tai niiden käsittelyn vastustamisesta tai rajoittamisesta
– Tieto, mihin rekisteriin pyyntö kohdistuu (esimerkiksi uutiskirje tai asiakaspalautejärjestelmä)
Pyynnön esittäjän tulee liittää mukaan kuva, jossa näkyy kasvot ja hän pitää henkilötodistusta kädessään, jotta voidaan täydellisesti todeta pyynnön esittäjän henkilöllisyys. Pyynnön voi esittää vain omista henkilötiedoistaan. Puutteellisesti tehtyjä pyyntöjä ei käsitellä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Skand voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta) lakisääteisen velvoitteen tai yhtiön lakisääteisen oikeuden johdosta, kuten esimerkiksi palveluihin liittyvästä velvoitteesta, riita-asiasta tai vaateesta. - Valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735 - Muutokset tietosuojaselosteeseen
Skand kehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi sen johdosta tarpeen mukaan muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.